La ville d'Iéna teste l'utilisation de l'IA pour faciliter la documentation des dossiers dans le domaine social

La ville d'Iéna participe à la deuxième phase pilote de l'« Agentic AI Hub » du ministère fédéral du Numérique et de la Modernisation de l'État (BMDS). En collaboration avec l'entreprise Sozial KI UG, la ville teste l'utilisation de l'intelligence artificielle pour la documentation des dossiers dans le domaine social.

Le projet pilote de Iéna s’articule autour de la question suivante : comment l’IA peut-elle aider les agents dans leurs tâches de documentation chronophages et leur permettre ainsi de consacrer davantage de temps à leur véritable travail professionnel ? Au cours des prochaines semaines, la solution sera testée et évaluée dans des conditions réelles. Il s’agit avant tout d’un test : la ville souhaite acquérir de l’expérience et vérifier quels avantages concrets cette technologie peut apporter au quotidien de l’administration.

Kathleen Lützkendorf, adjointe au maire chargée des affaires sociales :
« C’est précisément dans les services sociaux de notre administration que nous avons besoin que nos professionnels consacrent leur temps là où cela est le plus important : au travail avec et pour les personnes. Dans le même temps, une documentation minutieuse et des processus administratifs fiables sont indispensables. C’est pourquoi nous souhaitons examiner en toute transparence si l’intelligence artificielle peut nous aider à accomplir plus efficacement les tâches administratives. Pour nous, il est essentiel que la technologie soutienne les personnes – et ne se substitue pas aux décisions techniques. »

Pour Iéna, ce projet est également l’occasion de tester très tôt de nouvelles applications d’IA dans des conditions réelles. Outre les gains de temps potentiels, il s’agira d’examiner les questions de l’applicabilité pratique, de la qualité des résultats ainsi que de l’utilisation responsable de cette technologie.

Concrètement, un agent d’IA sera mis en place afin de générer, à partir de notes et d’informations disponibles, des ébauches structurées de documentation technique. La création de plans d’aide constituera le premier cas d’utilisation. Les ébauches seront ensuite vérifiées, complétées et validées par les professionnels. Avant la mise en œuvre, les données autorisées seront définies de manière contraignante. Les décisions automatisées concernant des personnes ne font expressément pas partie du projet. Les professionnels impliqués seront formés à l’utilisation de la solution d’IA. 

Dorothea Prell, responsable « Smart City » de la ville d’Iéna :
« Nous souhaitons exploiter systématiquement les avantages de l’intelligence artificielle pour l’administration et la mettre en œuvre là où elle apporte une valeur ajoutée concrète et peut alléger sensiblement la charge de travail de nos employés. L’Agentic AI Hub nous offre un cadre adapté à cet effet : nous pouvons tester de nouvelles solutions d’IA dans des conditions réelles, dans le respect de la protection des données, évaluer leurs effets concrets et en déduire où leur utilisation est pertinente au sein de l’administration municipale. Nous souhaitons ainsi transformer progressivement les possibilités technologiques en solutions applicables dans la pratique, améliorer les processus administratifs et libérer davantage de temps pour les tâches techniques proprement dites. » 

Iéna participe à un projet pilote à l’échelle nationale

L’Agentic AI Hub met en relation des communes avec des start-ups et des scale-ups spécialisées dans l’IA afin de tester des cas d’utilisation concrets dans l’administration. Au cours de la deuxième phase, 38 communes issues de douze Länder testent au total 17 solutions. L’objectif est de déterminer dans quels domaines l’intelligence artificielle peut utilement soutenir les processus administratifs et quelles applications pourraient, à terme, être transposées à d’autres communes.

Au cours de la première phase pilote, diverses applications d’IA ont déjà été testées au sein des administrations communales. Selon le BMDS, les délais de traitement et d’exécution ont pu être considérablement réduits dans certains cas d’utilisation.

Les essais se poursuivront jusqu’en décembre 2026. La ville d’Iéna présentera ensuite un rapport d’évaluation qui analysera les avantages pour l’administration et les citoyens et formulera une recommandation quant à l’opportunité et aux modalités d’une utilisation future. De plus, le projet pilote fournit des enseignements pratiques qui aideront la ville à mettre en œuvre de manière responsable d’autres solutions d’IA. Le projet est donc mené en étroite concertation avec le comité du personnel.

Contexte : Agentic AI Hub

L’Agentic AI Hub est une initiative du ministère fédéral du Numérique et de la Modernisation de l’État. Dans ce cadre, les collectivités locales et les entreprises technologiques développent et testent conjointement des applications concrètes de ce que l’on appelle l’IA agentique dans l’administration publique. L’accent est notamment mis sur les processus administratifs internes, le traitement des dossiers, la gestion des connaissances et des documents, les relations avec les citoyens ainsi que la gestion des données et des crises.