De stad Jena test AI-ondersteuning voor casusdocumentatie in de sociale sector
De stad Jena neemt deel aan de tweede proeffase van de „Agentic AI Hub“ van het Bondsministerie voor Digitale Zaken en Staatsmodernisering (BMDS). Samen met het bedrijf Sozial KI UG test de stad de toepassing van kunstmatige intelligentie bij de casusdocumentatie in de sociale sector.
Centraal in het proefproject in Jena staat de vraag hoe AI medewerkers kan ondersteunen bij tijdrovende documentatietaken en zo meer ruimte kan creëren voor het eigenlijke vakwerk. In de komende weken zal de oplossing onder praktijkomstandigheden worden getest en geëvalueerd. Het gaat daarbij in eerste instantie uitdrukkelijk om een test: de stad wil ervaringen opdoen en nagaan welke concrete voordelen de technologie in het dagelijkse bestuurswerk kan bieden.
Kathleen Lützkendorf, wethouder voor Sociale Zaken:
„Juist op de sociale terreinen van ons bestuur hebben we de tijd van onze vakmensen vooral nodig waar die het belangrijkst is: voor het werk met en voor de mensen. Tegelijkertijd zijn een zorgvuldige documentatie en betrouwbare administratieve processen onontbeerlijk. Daarom willen we openlijk onderzoeken of kunstmatige intelligentie ons kan ondersteunen bij het efficiënter uitvoeren van administratieve taken. Voor ons is het cruciaal dat de technologie de mens ondersteunt – en geen vakmatige beslissingen vervangt.”
Voor Jena is het project tegelijkertijd een kans om nieuwe AI-toepassingen in een vroeg stadium onder reële omstandigheden te testen. Daarbij moet naast mogelijke tijdwinst ook worden gekeken naar de praktische toepasbaarheid, de kwaliteit van de resultaten en een verantwoord gebruik van de technologie.
Concreet wordt er een AI-agent ontwikkeld die op basis van aantekeningen en beschikbare informatie gestructureerde ontwerpen voor vaktechnische documentatie opstelt. Als eerste toepassing dient het opstellen van hulpplannen. De ontwerpen worden vervolgens door de vakspecialisten gecontroleerd, aangevuld en goedgekeurd. Voorafgaand aan de inzet wordt bindend vastgelegd met welke gegevens mag worden gewerkt. Geautomatiseerde beslissingen over mensen maken uitdrukkelijk geen deel uit van het project. De betrokken vakmensen worden getraind in het omgaan met de AI-oplossing.
Dorothea Prell, Smart City-coördinator van de stad Jena:
„We willen de voordelen van kunstmatige intelligentie voor het bestuur systematisch benutten en inzetten waar deze concrete meerwaarde biedt en onze medewerkers merkbaar kan ontlasten. De Agentic AI Hub biedt ons daarvoor een geschikt kader: we kunnen nieuwe AI-oplossingen onder reële omstandigheden testen met inachtneming van de privacywetgeving, de daadwerkelijke effecten ervan beoordelen en daaruit afleiden waar inzet binnen het stadsbestuur zinvol is. Zo willen we technologische mogelijkheden stap voor stap omzetten in praktische oplossingen, de administratieve processen verbeteren en meer tijd vrijmaken voor de eigenlijke vakmatige taken.”
Jena maakt deel uit van een landelijk proefproject
De Agentic AI Hub brengt gemeenten in contact met gespecialiseerde AI-start-ups en scale-ups om concrete toepassingen binnen het bestuur te testen. In de tweede ronde testen 38 gemeenten uit twaalf deelstaten in totaal 17 oplossingen. Het doel is om te achterhalen waar kunstmatige intelligentie bestuurlijke processen zinvol kan ondersteunen en welke toepassingen op termijn ook naar andere gemeenten kunnen worden overgedragen.
In de eerste proeffase zijn al verschillende AI-toepassingen in gemeentelijke besturen getest. Volgens het BMDS konden bij afzonderlijke toepassingen de verwerkings- en doorlooptijden aanzienlijk worden verkort.
De proef loopt tot december 2026. Daarna legt de stad Jena een evaluatierapport voor, waarin de voordelen voor het bestuur en de burgers worden beoordeeld en een aanbeveling wordt gedaan of en in welke vorm verder gebruik zinvol is. Bovendien levert het proefproject praktische inzichten op die de stad ten goede komen bij het verantwoord inzetten van verdere AI-oplossingen. Het project wordt daarom nauw afgestemd met de personeelsraad.
Achtergrond: Agentic AI Hub
De Agentic AI Hub is een initiatief van het Duitse ministerie van Digitale Zaken en Staatsmodernisering. Gemeenten en technologiebedrijven ontwikkelen en testen daarin gezamenlijk concrete toepassingsmogelijkheden van zogenaamde agentische AI in het openbaar bestuur. De focus ligt onder andere op interne administratieve processen, dossierafhandeling, kennis- en documentbeheer, contacten met burgers en gegevens- en crisisbeheer.