Participatie van burgers in digitaal bestuur in Jena

Van maart tot juni kunnen alle inwoners van Jena zich op de hoogte stellen van de stand van zaken van het "Smart City"-proces en bij diverse onderwerpen worden betrokken.

Op de tweede datum van de workshopreeks stond digitale administratie op de agenda. De stad Jena wil haar diensten meer en meer digitaal beschikbaar maken. Veel online diensten van de stad Jena zijn al in voorbereiding, en in de toekomst zullen meer dan 500 administratieve diensten digitaal worden aangeboden.

De informatiestroom en de communicatie tussen de overheid en de burgers zullen hierdoor enorm worden vereenvoudigd. In de toekomst zullen de burgers van Jena veel typische administratieve procedures digitaal kunnen afhandelen. Openingstijden van overheidsinstanties zullen niet langer een belemmering vormen, omdat digitale diensten de klok rond kunnen worden gebruikt. Dit zal niet alleen tijd besparen, maar ook de reis naar de autoriteiten. Op lange termijn kunnen de papieren dossiers die de administratie tot dusver hebben gedomineerd, worden afgeschaft. Dit bespaart papier, maar ook ruimte: de ruimte die vroeger nodig was voor archieven kan dan voor andere zinvolle doeleinden worden gebruikt.

Ideeën voor de digitale transformatie

Het informatie- en discussie-evenement was toegespitst op de vraag hoe de stad haar ideeën voor digitaal bestuur moet uitvoeren. Moet de informatie zo uitgebreid en toegankelijk mogelijk zijn in verschillende formaten, of is een gestroomlijnde app het meest geschikt? Is een chatbot nuttig voor het beantwoorden van vragen over alle administratieve diensten?

Er werd ook gediscussieerd over wat de burgers willen dat de stad Jena in de toekomst mogelijk maakt. De deelnemers konden hun ideeën naar voren brengen en over de voor- en nadelen praten. Onder de besproken punten waren:

• De burgers moeten actief bij de ontwikkelingsprocessen worden betrokken. Voor de deelnemers was het belangrijk dat zeer verschillende doelgroepen prototypes kunnen testen en dat bijvoorbeeld een app voor de stedelijke gemeenschap gebaseerd is op de behoeften van de mensen. Voor de verdere ontwikkeling van het app-idee werden direct concrete wensen voor inhoud en functies verzameld.
• Voorts waren de deelnemers geïnteresseerd in de wijze waarop Jena extra diensten kan aanbieden naast de verplichte online-diensten. Hier werd een belangrijke discussie gevoerd over de actiemogelijkheden en ook over de grenzen die de stad heeft met het oog op de OZG*-ontwikkelingen.
• Digitaal bestuur betekent ook dat de menselijke factor in het bestuur weer kan worden versterkt. Er werd besproken hoe een intelligente combinatie van digitale diensten enerzijds en advies ter plaatse voor de burgers anderzijds kan werken. Zo werd onder meer duidelijk dat weliswaar taken voor medewerkers van de administratie konden worden geschrapt, maar dat het takenprofiel voor andere op de burger gerichte diensten daardoor kon groeien.

Chief Digital Officer en algemeen projectleider van Smart City, Manuela Meyer, zei over de inzet van de betrokken burgers: "Wij zijn blij met de ideeën van onze burgers. Ze laten zien dat de mensen in Jena betrokken willen raken en mee vorm willen geven. Bovendien helpen ze ons natuurlijk om het digitale aanbod van het stadsbestuur zo dicht mogelijk bij de burgers te brengen."

Bijna alsof je erbij bent: evenement op digitaal platform

Het deelname-evenement werd gehouden op het Gather.Town-platform. Dit maakte het mogelijk digitaal aan de conferentie deel te nemen, workshopruimten virtueel te bezoeken en met de leiders van de deelprojecten en de deelnemende gasten te spreken. Hoewel het evenement digitaal plaatsvond, kwam het door deze mogelijkheden toch heel dicht in de buurt van een face-to-face evenement.

Slimme stad-proces

Sinds september 2020 wordt de stad Jena gefinancierd in het kader van de modelprojecten Smart Cities van het Bondsministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De stad werkt momenteel aan een eigen digitale strategie. Voordat dit voor een besluit aan de gemeenteraad van Jena wordt voorgelegd, worden de burgers van Jena op verschillende manieren en evenementen bij het proces betrokken en worden hun ideeën opgetekend.

Meer informatie en toegang tot onlineparticipatie is te vinden op smartcity.jena.de.