Team Gemeentekas

Taken

Dagelijkse dubbele boekhouding, inclusief

1. formele controle van de boekingsbewijzen op kastechnische aspecten
2. definitieve boeking van vorderingen en verplichtingen en de afrekening daarvan op debiteuren- en crediteurenrekeningen, boeking van transacties in het grootboek en de financiële administratie
3. Verzameling van de bewijsstukken van opbrengsten/ontvangsten en de archivering daarvan
4. Controle en toelichting van verrekeningen
5. Controle van vorderingen in het kader van insolventie, curatele en gedwongen verkoop
6. Invordering van kosten voor teruggestorte incasso's en teruggestuurde cheques
7. Beheer en administratie van voorschotten/in bewaring gegeven gelden
8. Beheer van openstaande posten in de materiële en persoonlijke rekeningen
9. Aanmaningsprocedure, inclusief vaststelling van aanmaningskosten, boetes wegens laattijdige betaling en vertragingsrente
10. Kwijtschelding van nevenvorderingen, afwikkeling van vorderingen en verplichtingen
11. Mondelinge en schriftelijke informatie over alle bovengenoemde zaken
12. Correspondentie over alle bovengenoemde zaken met begunstigden/betalingsplichtigen, hun gevolmachtigden of vertegenwoordigers, andere diensten en overheidsinstanties
13. Behandeling van bezwaren met betrekking tot alle bovengenoemde zaken Dagafsluitingen
14. dagelijkse afstemming van de bankrekeningen en de financiële boekhouding
15. Bepaling van de liquide middelen ter afsluiting van de financiële rekening voor de balans
16. Jaarrekening op kasbasis voor de personen- en materiële rekeningen en de banksaldi – basis voor de resultaten- en financiële rekening, het overzicht van vorderingen en verplichtingen en de balans
17. Online aanvraag van de gerechtelijke incassoprocedure voor niet-uitgevoerde vorderingen uit hoofde van het burgerlijk recht – reddingsdienst en lopende vorderingen inzake ouderbijdrage

Dagelijkse afhandeling van het betalingsverkeer en het bijhouden van de bankboekhouding, inclusief

1. overschrijvingen
2. terugbetalingen
3. incasso’s
4. centraal beheer van SEPA-incassomachtigingen
5. betalingen per cheque
6. Exploitatie van een betalingssysteem in diverse gespecialiseerde diensten en gebouwen van het stadsbestuur van Jena om contante betalingen bij betaalautomaten mogelijk te maken,
7. betalingen met contant geld, Girocard- en creditcards bij geldautomaten en onlinebetalingen via internet
8. Beheer van de zakelijke rekeningen van de stad Jena, inclusief voortdurende actualisering van de rekeningovereenkomsten (volmachten, rechten, elektronisch bankieren)
9. Beheer van de financiële middelen, inclusief liquiditeitsplanning en -beheer
10. Belegging van tijdelijk niet benodigde liquide middelen
11. Beheer van het cashmanagementsysteem van de stad Jena en haar eigen bedrijven, en de daaruit voortvloeiende beleggingsactiviteiten
12. Het bijhouden van de tegenboekingen
13. Beheer en uitgifte van waardepapieren
14. Bewaring van waardevolle voorwerpen en deposito's, inclusief het beheer van de bewaarplaats
15. Mondelinge en schriftelijke informatie over alle bovengenoemde zaken
16. Correspondentie over alle bovengenoemde zaken met begunstigden/betalingsplichtigen, hun gevolmachtigden of vertegenwoordigers, andere diensten, overheidsinstanties en zakenpartners
17. Waarborgen van de veiligheid van de kassa

Diensten

• Fiscale verklaring van geen bezwaar
• Betalingsbewijzen voor kinderopvang- en naschoolse opvangkosten, ouderbijdragen en dagopvang
• Betalingsmogelijkheden
• Bevestiging van toekenning / donatieverklaring

behoort tot

Afdeling Financiën