La città di Jena sta sperimentando l’uso dell’intelligenza artificiale a supporto della documentazione dei casi nel settore sociale

La città di Jena partecipa alla seconda fase pilota dell’“Agentic AI Hub” del Ministero federale per il digitale e la modernizzazione dello Stato (BMDS). In collaborazione con l’azienda Sozial KI UG, la città sta sperimentando l’impiego dell’intelligenza artificiale nella documentazione dei casi in ambito sociale.

Al centro del progetto pilota di Jena c’è la questione di come l’IA possa supportare i dipendenti nelle attività di documentazione che richiedono molto tempo, creando così più spazio per il vero e proprio lavoro specialistico. Nelle prossime settimane la soluzione sarà testata e valutata in condizioni reali. Si tratta, in una prima fase, espressamente di una fase di prova: la città intende raccogliere esperienze e verificare quali vantaggi concreti la tecnologia possa offrire nella quotidianità amministrativa.

Kathleen Lützkendorf, assessore ai servizi sociali:
«Proprio nei settori sociali della nostra amministrazione abbiamo bisogno che il tempo dei nostri operatori sia dedicato soprattutto a ciò che conta di più: il lavoro con e per le persone. Allo stesso tempo, una documentazione accurata e processi amministrativi affidabili sono indispensabili. Per questo vogliamo verificare in modo aperto se l’intelligenza artificiale possa aiutarci a svolgere i compiti amministrativi in modo più efficiente. Per noi è fondamentale che la tecnologia supporti le persone – e non sostituisca le decisioni specialistiche.»

Per Jena il progetto rappresenta al contempo un’opportunità per testare tempestivamente nuove applicazioni di IA in condizioni reali. Oltre ai possibili risparmi di tempo, si intende valutare anche questioni relative all’applicabilità pratica, alla qualità dei risultati e a un uso responsabile della tecnologia.

In concreto, verrà sviluppato un agente di IA in grado di creare bozze strutturate per la documentazione tecnica sulla base di appunti e informazioni disponibili. Il primo caso d’uso sarà la creazione di piani di assistenza. Le bozze saranno poi verificate, integrate e approvate dal personale specializzato. Prima dell’impiego viene stabilito in modo vincolante quali dati possono essere utilizzati. Le decisioni automatizzate che riguardano le persone non rientrano espressamente nell’ambito del progetto. Gli esperti coinvolti vengono formati all’uso della soluzione di IA. 

Dorothea Prell, responsabile Smart City della città di Jena:
«Vogliamo sfruttare sistematicamente i vantaggi dell’intelligenza artificiale per l’amministrazione e impiegarla laddove crea un valore aggiunto concreto e può alleggerire in modo tangibile il carico di lavoro dei nostri dipendenti. L’Agentic AI Hub ci offre un quadro adeguato a tal fine: possiamo testare nuove soluzioni di IA nel rispetto della protezione dei dati in condizioni reali, valutarne gli effetti effettivi e dedurne dove sia opportuno un loro impiego nell’amministrazione comunale. In questo modo intendiamo tradurre passo dopo passo le possibilità tecnologiche in soluzioni praticabili, migliorare i processi amministrativi e liberare più tempo per le vere e proprie mansioni specialistiche.» 

Jena fa parte di un progetto pilota a livello nazionale

L’Agentic AI Hub mette in contatto i comuni con start-up e scale-up specializzate nell’IA per testare casi d’uso concreti nell’amministrazione. Nella seconda fase, 38 comuni di dodici Länder stanno testando un totale di 17 soluzioni. L’obiettivo è individuare in quali ambiti l’intelligenza artificiale possa supportare in modo efficace i processi amministrativi e quali applicazioni possano essere estese, in prospettiva, anche ad altri comuni.

Nella prima fase pilota sono già state testate diverse applicazioni di IA nelle amministrazioni comunali. Secondo i dati del BMDS, in singoli casi d’uso è stato possibile ridurre significativamente i tempi di elaborazione e di elaborazione.

La fase di sperimentazione proseguirà fino a dicembre 2026. Successivamente, la città di Jena presenterà una relazione di valutazione che analizzerà i benefici per l’amministrazione e i cittadini e conterrà una raccomandazione sull’opportunità di un ulteriore utilizzo e sulle modalità da adottare. Inoltre, il progetto pilota fornisce conoscenze pratiche che andranno a beneficio della città nell’utilizzo responsabile di ulteriori soluzioni di IA. Il progetto viene quindi coordinato in stretta collaborazione con il comitato del personale.

Contesto: Agentic AI Hub

L’Agentic AI Hub è un’iniziativa del Ministero federale per il digitale e la modernizzazione dello Stato. Nell’ambito di tale iniziativa, i comuni e le aziende tecnologiche sviluppano e sperimentano congiuntamente possibilità concrete di impiego della cosiddetta IA agentica nella pubblica amministrazione. L’attenzione si concentra, tra l’altro, sui processi amministrativi interni, l’elaborazione delle pratiche, la gestione delle conoscenze e dei documenti, i contatti con i cittadini, nonché la gestione dei dati e delle crisi.