Udział obywateli w pracach nad administracją cyfrową w Jenie

Od marca do czerwca wszyscy mieszkańcy Jeny mogą dowiedzieć się o stanie procesu Smart City i zaangażować się w różne tematy.

W drugim terminie warsztatów tematem przewodnim była administracja cyfrowa. Miasto Jena chce w coraz większym stopniu udostępniać swoje usługi w formie cyfrowej. Wiele usług internetowych miasta Jeny jest już w przygotowaniu, a w przyszłości ponad 500 usług administracyjnych ma być oferowanych w formie cyfrowej.

W ten sposób przepływ informacji i komunikacja między administracją a obywatelami ulegnie znacznemu uproszczeniu. W przyszłości mieszkańcy Jeny będą mogli załatwić wiele typowych procedur administracyjnych drogą cyfrową. Godziny otwarcia urzędów publicznych nie będą już przeszkodą, ponieważ z usług cyfrowych będzie można korzystać przez całą dobę. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas, ale także ograniczy konieczność wizyty w urzędzie. W dłuższej perspektywie można zrezygnować z dokumentacji papierowej, która do tej pory dominowała w administracji. Pozwala to zaoszczędzić papier, ale także miejsce: przestrzeń, która wcześniej była potrzebna na archiwa, może być wykorzystana do innych sensownych celów.

Pomysły na transformację cyfrową

Spotkanie informacyjno-dyskusyjne koncentrowało się na tym, jak miasto powinno wdrażać swoje pomysły na cyfrową administrację. Czy potrzebujemy informacji, które są jak najbardziej wyczerpujące i dostępne w różnych formatach, czy też najlepszym rozwiązaniem jest uproszczona aplikacja? Czy chatbot jest pomocny w udzielaniu odpowiedzi na pytania dotyczące wszystkich usług administracyjnych?

Rozmawiano także o tym, co mieszkańcy chcieliby, aby miasto Jena umożliwiło w przyszłości. Uczestnicy mogli wyrazić swoje pomysły i porozmawiać o zaletach i wadach. Wśród omawianych zagadnień znalazły się m.in:

• Obywatele powinni być aktywnie zaangażowani w procesy rozwojowe. Dla uczestników ważne było to, że bardzo różne grupy docelowe mogą testować prototypy i że na przykład aplikacja dla społeczności miejskiej opiera się na potrzebach mieszkańców. W celu dalszego rozwoju pomysłu aplikacji bezpośrednio zbierano konkretne życzenia dotyczące treści i funkcji.
• Ponadto uczestnicy byli zainteresowani tym, w jaki sposób Jena może zaoferować dodatkowe usługi oprócz obowiązkowych usług online. Odbyła się tu ważna dyskusja na temat zakresu działań oraz ograniczeń, jakie ma miasto w związku z rozwojem OZG*.
• Cyfrowa administracja oznacza także możliwość ponownego wzmocnienia czynnika ludzkiego w administracji. Omówiono, jak może funkcjonować inteligentne połączenie usług cyfrowych z jednej strony i poradnictwa na miejscu dla obywateli z drugiej. Stało się między innymi jasne, że choć można wyeliminować zadania dla pracowników administracji, to w rezultacie może wzrosnąć profil zadań dla innych służb zorientowanych na obywateli.

Dyrektor ds. cyfrowych i kierownik projektu Smart City, Manuela Meyer, O zaangażowaniu obywateli powiedział: "Cieszymy się z pomysłów naszych obywateli. Pokazują one, że mieszkańcy Jeny chcą się angażować i pomagać w kształtowaniu rzeczywistości. Ponadto, w naturalny sposób pomagają nam one sprawić, by cyfrowa oferta administracji miejskiej była jak najbliżej obywateli."

Prawie jak obecność: wydarzenie na platformie cyfrowej

Wydarzenie to odbyło się na platformie Gather.Town. Umożliwiło to cyfrowe uczestnictwo w konferencji, wirtualne zwiedzanie sal warsztatowych oraz rozmowy z liderami podprojektów i uczestniczącymi w nich gośćmi. Mimo że impreza odbywała się w formie cyfrowej, dzięki tym możliwościom była bardzo zbliżona do spotkania twarzą w twarz.

Proces Smart City

Od września 2020 r. miasto Jena jest finansowane w ramach projektów modelowych Smart Cities Federalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Spraw Wewnętrznych. Miasto opracowuje obecnie swoją własną strategię cyfrową. Zanim decyzja zostanie przedstawiona Radzie Miasta Jena, mieszkańcy Jeny są na różne sposoby angażowani w ten proces, a ich pomysły są rejestrowane.

Więcej informacji oraz dostęp do udziału online można znaleźć na stronie smartcity.jena.de.