Software-Umstellung im Fachdienst Bürgerdienste

Der Fachdienst Bürgerdienste der Stadt Jena startet am heutigen Mittwoch, 26.03.2025, mit der Umstellung auf eine moderne Software. Mit der Einführung von VOIS Meso, einer Lösung der HSH GmbH Berlin, wird ein bedeutender Schritt in Richtung effizienterer Verwaltung, verbesserter Nutzerfreundlichkeit und fortschreitender Digitalisierung gesetzt.

Optimierung der Verwaltungsabläufe

Die Software-Modernisierung hat das Ziel, Verwaltungsprozesse zu optimieren und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Olaf Schroth, Fachdienstleiter Bürgerdienste, erklärt: „Die Umstellung bedeutet nicht nur eine technische Erneuerung, sondern auch eine spürbare Verbesserung für unsere Mitarbeitenden und Bürgerinnen und Bürger. Mit der neuen Software gehen wir einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung und bauen unsere digitalen Angebote schrittweise aus. Wir danken allen Bürgerinnen und Bürgern für ihr Verständnis während der Übergangsphase.“

Technische Migration und Vorbereitungen

Die technische Migration ist ein anspruchsvoller Prozess: Über 115.000 aktive Datensätze, darunter alle Meldedaten der Einwohnerinnen und Einwohner Jenas, werden auf das neue System übertragen. Seit Mitte 2024 laufen die Vorbereitungen, und seit dem 17. März werden Mitarbeitende in Schulungen auf die neue Softwarelösung vorbereitet. Durch diese intensiven Vorbereitungen kam es im Vorfeld zu leichten Verzögerungen im Terminmanagement.

Einschränkungen während der Umstellung

Während der technischen Umsetzung kommt es vom 26. bis 28.03.2025 zu Einschränkungen im Team Bürgerservice – einem von insgesamt sechs Teams im Fachdienst Bürgerdienste:

•   Die Pass- , Personalausweis- und Melderegisterbehörde sind vorübergehend ohne Software und daher nicht verfügbar.
•  Die Kfz-Zulassungsbehörde bleibt weiterhin ohne Einschränkungen.
•  Voraussichtlich ab dem 31.03.2025 stehen alle Dienstleistungen wieder wie gewohnt zur Verfügung.

Es war eine bewusste Entscheidung, den Fachdienst nicht komplett zu schließen: Die Umstellung erfolgt während des laufenden Betriebs, um möglichst unterbrechungsfrei Dienstleistungen zu gewährleisten, wenn auch mit eingeschränktem Angebot. Der zentrale Empfang im Erdgeschoss des Engelplatz 1 ist besetzt, und für Notfälle werden individuelle Lösungen besprochen.

Zukunftsperspektiven: Digitale Wohnsitzanmeldung

Ein langfristiges Ziel der Softwareumstellung ist die Einführung der digitalen Wohnsitzanmeldung, sobald die Voraussetzungen gegeben sind. Zudem wird die Vergabe von tagesaktuellen Terminen angestrebt. Die Aktualität des Melderegisters bleibt weiterhin ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit des Fachdienstes. Ebenso wie der direkte persönliche Kontakt vor Ort.

Während sich das digitale Angebot erweitert, bleibt die Beantragung von Personaldokumenten weiterhin nur persönlich vor Ort möglich.