Dezernat 1 - Zentraler Service | Oberbürgermeister

Protokollangelegenheiten / Internationales

1. Bearbeitung von Bürgeranliegen und Organisation des Bürgersprechtages
2. Begründung und Pflege von Städtepartnerschaften
3. Bearbeitung von Europaangelegenheiten
4. Koordinator für Kommunale Entwicklungspolitik (KEPOL)
5. Vorbereitung und Durchführung städtischer Veranstaltungen, Tagungen, Empfänge und anderer öffentlicher Anlässe
6. Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Aufgaben der Repräsentation des Oberbür­germeisters, Auszeichnungen, Ehrungen, Jubiläen und Kondolenzen

Archive (Stadt-, Verwaltungs- und Bauaktenarchiv)

1. Übernahme, Sicherung, Ordnung und Verzeichnung sowie Bewertung und Kassation des Schriftgutes der Stadtverwaltung, Beratung von Nutzern (Verwaltungsarchiv); Betreuung des Aktenplans der Stadtverwaltung Jena einschließlich Eigenbetriebe
2. dauerhafte Sicherung, Pflege und erweiterte Erschließung des historisch wertvollen Schrift­gutes der Stadt Jena; Aktenübernahmen aus dem Verwaltungsarchiv; Erstellung von Find­hilfsmitteln
3. Erfassung und Aufbereitung historischer und aktueller Daten zur Stadtgeschichte (Zeitungs­auswertung), Recherchen und Forschungen zu ausgewählten stadtgeschichtlichen Themen
4. dauerhafte Archivierung, elektronische Erfassung und Erhaltung der aktuellen und histori­schen Bauakten und Bebauungspläne sowie Karten, Recherchen
5. Betreibung eines Fotoarchivs mit Nutzung für die gesamte Stadtverwaltung
6. Verwaltung des Jenaer Straßenarchivs
7. Benutzerbetreuung, Archiveinführungen, archivpädagogische Arbeit für Schüler, Erteilung von Auskünften und Informationen
8. Betreibung der Verwaltungsbibliothek

Zentrale Poststelle

1. Postdienst- und Kurierleistungen für die Dezernate und Eigenbetreibe

1. Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Stadtratssitzungen einschließlich Protokollführung
2. Absicherung der ordnungsgemäßen Arbeit des Stadtrates, Ansprechpartner für Fraktionen und Ausschüsse
3. Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Hauptausschusses
4. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung der Dienstberatung des Oberbürgermeisters
5. administrative Betreuung des Ratsinformationssystems
6. Redaktion und Herausgabe des Amtsblattes der Stadt Jena sowie des Ortsrechts der Stadt Jena
7. Bearbeitung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Arbeit der Ortsteile

Rechtsangelegenheiten

1. Rechtsberatung für die Verwaltung, einschließlich der Eigenbetriebe, Eigengesellschaften, Zweckverbände
2. Mitwirkung beim Erlass von Rechtsvorschriften
3. Federführung bei der Erarbeitung von Musterverträgen, Benutzungsordnungen und allgemeinen Bedingungen
4. Federführung und Mitwirkung beim Abschluss von Verträgen und der Abgabe von Willenserklärungen, die nicht festem Muster ständiger Verwaltungsübung folgen
5. Federführung und Mitwirkung bei rechtlich schwierigen und rechtlich grundsätzlichen Entscheidungen
6. Führung von Rechtsstreitigkeiten (soweit nicht anderen Fachdiensten oder Ämtern zugewiesen)
7. Strafanzeigen und Strafanträge wegen strafbarer Handlungen zum Nachteil der Stadt oder ihrer Beschäftigten
8. Führung von Rechtsstreitigkeiten in Bußgeldangelegenheiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten
9. Aufgaben der unteren Verwaltungsbehörde in Personenstandsangelegenheiten (Standesamtsaufsicht)
10. Widerspruchsbehörde für SGB XII
11. Widerspruchsbehörde in beamtenrechtlichen und Beihilfeangelegenheiten
12. Vertretung der Stadt in Insolvenzverfahren
13. Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen/ Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen
14. Begleitung von Vergabeverfahren (VOB/A, VOL/A etc.) und Leitung der Vergabekommission
15. Ausbildung von Rechtsreferendaren
16. Sicherstellung des Datenschutzes in der Stadtverwaltung Jena, Datenschutzbeauftragte

 Versicherungsangelegenheiten

1. Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen Dritter
2. Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gegen Dritte und Mitarbeiter einschließlich der Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren
3. Versicherungsangelegenheiten der Stadtverwaltung, der Eigenbetriebe und der mitversicherten Personen
4. Betreuung der Vertragsverhältnisse mit Versicherern der Stadt (Vorbereitung von Ausschreibungen etc.)
5. Betreuung der Abwicklung von Schadensfällen gegenüber den Versicherern (Eingangskontrolle der Zahlungen)
6. Amtshilfe für Sozialversicherungsträger einschließlich der Abnahme eidesstattlicher Versicherungen und wahrheitsgemäßer Erklärungen
7. Betreuung der Abwicklung von Schadensfällen im Zusammenhang mit Arbeits- und Dienstunfällen einschließlich der Durchführung des Anerkennungsverfahrens

Bußgeld

1. Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten (ruhender und fließender Verkehr) im Verwarn- und Bußgeldverfahren
2. Bearbeitung von allgemeinen Ordnungswidrigkeiten (z. B. Ruhestörungen, etc.) im Verwarn- und Bußgeldverfahren
3. Erlass von Bußgeldbescheiden und deren Einspruchsbearbeitung
4. Abgabe von Bußgeldakten an die Staatsanwaltschaft oder das Amtsgericht
5. Übergabe von rechtskräftigen Bußgeldbescheiden an die Vollstreckungsstelle
6. Annahme von Bürgeranzeigen und deren Bearbeitung von Verwarn- und Bußgeldverfahren

1. strategische Personalplanung
2. Arbeitgebermarketing zur Gewinnung von Fach- und Führungskräften
3. wirtschaftliches Personalmanagement für die Verwaltung/ Rahmenvorgaben für den Personalbereich
4. Bearbeitung aller Personalangelegenheiten (Sonderregelungen für die Eigenbetriebe)
5. Zusammenarbeit mit Personalvertretung, allen gesetzlichen Beauftragten und Tarifpartnern z. B. Schwerbehindertenangelegenheiten; Gleichstellung usw.
6. Bewerbermanagement
7. Mitwirkung auf den Gebieten Arbeitssicherheit / Arbeitsschutz / Gesundheitsschutz (Arbeitsschutzausschuss / Arbeitsstättenbegehungen usw.)
8. Budgetverantwortung
9. Dienstleistungen für Dritte (je nach Vertragsgestaltung)
10. Geheimschutz nach Verschlusssachenanweisung

 Personalentwicklung

1. Personalbestands-, -entwicklungs- und Potenzialanalysen / Verarbeitung und Auswertung von Personal- und Stellendaten zu Informations- und Steuerungszwecken
2. Ausbildungsangelegenheiten der Stadt Jena
3. Praktikumsangelegenheiten der Stadt Jena
4. projektbezogene und berufsbegleitende Qualifizierungsmaßnahmen / Laufbahnplanung
5. Weiterbildung der Beschäftigten / bedarfsorientierte Inhouse-Seminare
6. Teamentwicklung und Konfliktmanagement
7. Konzeptionierung und Bearbeitung aller leistungsbezogenen Elemente des TVöD und weiterer Personalentwicklungsprojekte
8. Haushaltsbearbeitung für den Fachdienst

 Personalservice

1. Personalbeschaffung / Personaleinsatz (Beschaffung, Auswahl, Umsetzung / Abordnungen, bedarfsorientierter Einsatz)
2. Personalbetreuung (vom Beginn bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses inclusive aller tarifrechtlichen und persönlichen Anlässe sowie beamtenrechtlicher Maßnahmen)
3. Beurteilungswesen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche
4. Nebentätigkeiten, Teilzeitmodelle, Freistellungen, Beurlaubungen usw.
5. Disziplinarangelegenheiten
6. Personalkostenplanung / Budgetierung
7. Beratung in Schwerbehindertenangelegenheiten / Gesundheitsfürsorge

Vergütung

1. Zahlbarmachung der Vergütung
2. Bearbeitung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten
3. Bearbeitung aller Angelegenheiten der Zusatzversorgungskasse und Beamtenversorgung
4. Familienkasse
5. Beihilfe
6. Trennungsgeld, Umzugskosten
7. Abrechnung für Eigenbetriebe und Dritte
8. Bundesfreiwilligendienstangelegenheiten

Zentrales Projektmanagement

1. Steuerung, Erarbeitung von und Mitwirkung an Konzepten und Projekten zur strategischen Entwicklung der Stadt Jena
2. Übergeordnete Koordinierung von baulichen Maßnahmen im Bereich der Großprojekte (Schnittstellenmanagement)
3. Einführung softwaregestützer Standards und zentraler Leitfäden für die Abwicklung von Projekten
4. Unterstützung bei der Identifikation von Struktur - respektive Prozessoptimierungspotenzialen, Beratung und Mitwirkung bei Änderungsgesuchen
5. Unterstützung der Verhandlungsführung und strategischen Vernetzung auf Landesebene
6. Initialisieren von Weiterbildungsprogrammen und Stabilisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Organisation und digitale Prozesse

1. Bearbeitung verwaltungsinterner Grundsatzfragen (Aufbauorganisation, Aufgabengliederungsplan, Verwaltungsgliederungsplan, Allgemeine Geschäftsanordnung)
2. Organisationsberatung, Organisationsuntersuchungen und deren Umsetzung (Aufgabenkritik, Stellenbemessung, Prozess- und Schnittstellenoptimierung)
3. Erarbeitung/Änderung von Stellenbeschreibungen einschließlich Bewertungsverfahren
4. Prüfung von Stellenausschreibungen auf Übereinstimmung mit der Stellenbeschreibung
5. Erarbeitung des Stellenplans, Vorbereitung und Dokumentation des OB-Beirates
6. Erarbeitung und Änderung von Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen
7. Erarbeitung und Fortschreibung der städtischen IT-Strategie
8. Aufnahme, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, v.a. im Rahmen der Einführung von IT-Verfahren, Etablierung eines Prozessmanagements
9. zentrale Steuerungsstelle für IT-Angelegenheiten (Auftraggeberfunktion gegenüber dem IT-Dienstleister KIJ)
10. Planung und Umsetzung von IT-Schulungen
11. Projektverantwortung für die Umsetzung des IT-Projektes „Digitale Archivierung und Schriftgutverwaltung in der Stadtverwaltung Jena“
12. Projektverantwortung für eGovernment-Projekte
13. Verantwortung für elektronische Kommunikation und internes Wissensmanagement
14. Zentrale Verantwortung für die Umsetzung von IT-Compliance

1. zentraler Ansprechpartner der Medien
2. Herausgabe von Pressemitteilungen
3. Vorbereitung und Leitung von Pressegesprächen und Pressekonferenzen
4. Erteilung von Drehgenehmigungen
5. Chefredaktion für das Internetportal der Stadt Jena
6. Pflege der Social-Media-Kanäle
7. Planung und Bearbeitung von Internetprojekten
8. Erlaubnis zur Nutzung von Stadtwappen und / oder Logo der Stadt Jena durch Dritte
9. Bearbeitung von Stadtmarketingthemen

Frauenbeauftragte

1. Förderung und Überwachung der Durchführung des Gleichstellungsgesetzes
2. Unterstützung der Dienststellenleitung bei allen Maßnahmen zu Fragen der Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf
3. Einbeziehung in Personalfragen (z. B. Einstellungen, Beförderungen, Höhergruppierungen), Arbeitszeitregelungen, Weiterbildungen, Frauenförderplan, Organisation von Dienststellen, Besetzung von Gremien
4. Entwicklung von eigenen Initiativen
5. Beratung und Unterstützung, Entgegennahme von Beschwerden zum sozialen Verhalten
6. Beschwerdestelle nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz

Gleichstellungsbeauftragte

1. Gleichberechtigung von Frauen und Männern, Abbau von Benachteiligungen
2. Erfüllung von Querschnittsaufgaben, die fachübergreifend alle Bereiche der Kommunalpolitik und -verwaltung berühren können
3. Zusammenarbeit mit Vereinen und Verbänden, Unterstützung der Frauenvereine und -projekte, des Frauenhauses,
4. Kontakt mit Stellen des Landes und Bundes, die für die Aufgabenstellung von Belang sind
5. Initiierung eigener Maßnahmen struktureller und präventiver Art (Arbeitskreise, Netzwerke, Thematisierung von Schwerpunkten)
6. Mitwirkung bei der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen und Fortbildungsmaßnahmen
7. Beratung und Hilfe für Rat suchende Bürgerinnen und Bürger zu Fragen der Gleichstellung
8. Öffentlichkeitsarbeit

1. Förderung des Zusammenlebens von Menschen mit und ohne Migrationshintergrund
2. Förderung, Koordinierung und Mitwirkung bei der Steuerung der Integrationspolitik der Stadt Jena
3. Förderung und Koordinierung der interkulturellen Qualitätsentwicklung in der Stadt Jena
4. Konzeption und Berichterstattung
5. Verwaltung der Förderfonds „Politische Bildung“, „Migrationsvereine“ und „Maßnahmen Integrationskonzept“ und inhaltliche Beratung der Antragstellenden
6. Umsetzung der „Thüringer Initiative für Lokales Integrationsmanagement in den Kommunen“ sowie der „Thüringer Sozialberatungsrichtlinie“ für geflüchtete Menschen
7. Beratung und Vernetzung (Institutionen, Träger, Landesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen Ausländer- und Integrationsbeauftragten, Landesintegrationsbeirat, bundesweiter Qualitätszirkel zur Integrationspolitik)
8. städtische Ansprechpartner für den Beirat für Migration und Integration, die Koordinierungsstelle "Runder Tisch für Demokratie" und das Internationale Centrum "Haus auf der Mauer"
9. Planung, Durchführung und Auswertung von Projekten zur Integration
10. Bereitstellung von Sprach- und Kulturmittlung für freie Träger, Kindertagesstätten und Schulen bei der Beratung anerkannter Geflüchteter
11. Öffentlichkeitsarbeit

1. Prüfung des Jahresabschlusses sowie der Anlagen zum Jahresabschluss
2. Prüfung des Gesamtabschlusses sowie der Anlagen zum Gesamtabschluss
3. Prüfung der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
4. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltswirtschaft
5. Prüfung, ob die im Rechnungswesen eingesetzten automatisierten Datenverarbeitungsprogramme vor ihrer Anwendung sowie deren sachgerechter Einsatz geprüft und freigegeben wurden
6. Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und der Eigenbetriebe sowie sonstiger Sonder- und Treuhandvermögen einschließlich der Sonderkassen sowie die Vornahme von regelmäßigen und unvermuteten Kassenprüfungen
7. Prüfung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung
8. Prüfung der Auftragsvergaben
9. Prüfung der Betätigung der Gemeinde bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen die Gemeinde unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist
10. Kassen-, Buch-, Betriebs- und sonstigen Prüfungen, die sich die Gemeinde bei der Hingabe eines Darlehens, bei der Stellung von Sicherheiten oder sonst vorbehalten hat
11. Prüfung und Bestätigung aller Verwendungsnachweise für Fördermittel von EU, Bund und Land
12. Prüfung von Entscheidungen über die Veränderung von Ansprüchen (Stundungen, Niederschlagungen, Erlässe u. a.)
13. Prüfung von Gebührensatzungen, Entgeltregelungen und anderer Festlegungen finanzieller Art
14. begleitende Prüfung bzw. gutachterliche Tätigkeit

1. Interessenvertretung der Beschäftigten der Stadtverwaltung Jena und ihrer Eigenbetriebe
2. Einzel- und Gruppenberatungen bei arbeitsrechtlichen und beamtenrechtlichen Fragen
3. Entgegennahme von Anregungen und Beschwerden von Beschäftigten sowie ggf. Einleitung entsprechende Maßnahmen
4. Zusammenarbeit mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung zur Förderung der Belange der jugendlichen Arbeitnehmer bzw. Auszubildende bis zu einem Alter von 25 Jahren
5. Zusammenarbeit mit der Schwerbehindertenvertretung zur Förderung der Eingliederung und der beruflichen Entwicklung Schwerbehinderter
6. Beteiligung des Personalrates gem. §§ 74, 75 ThürPersVG u. a. bei:

• Einstellungen, Versetzungen, Umsetzungen sowie Beförderungen
• Kündigungen
• Eingruppierungen, Höher- und Herabgruppierungen
• Versagung der Genehmigung von Nebentätigkeiten
• Ablehnung oder Gewährung von Gehaltsvorschüssen
• Abschluss und Änderung von Dienstvereinbarungen
• Dauer, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen
• Anordnung von Mehrarbeit und Überstunden
• Durchführung der Berufsausbildung und Fortbildung
• Bestellung von Betriebsärzten, Sicherheitsbeauftragten, Beauftragten für 1. Hilfe
• Regelung der Ordnung in der Dienststelle und des Verhaltens der Bediensteten
• Maßnahmen zur Verhütung von Dienst- und Arbeitsunfällen und sonstigen Gesundheitsschädigungen

1. Interessenvertretung für schwerbehinderte Beschäftigte der Stadtverwaltung Jena
2. Hilfen bei der Antragstellung zur Feststellung einer schwerbehinderten Eigenschaft
3. Beratung und Begleitung bei Problemen am Arbeitsplatz
4. Hilfen bei Anträgen zur Gleichstellung mit den schwerbehinderten Menschen
5. Unterstützung in Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche im Bereich der Stadtverwaltung Jena
6. Beratende Tätigkeit bei der Arbeitsplatzgestaltung
7. Hilfestellung bei Anträgen jeglicher Art die den beruflichen Einsatz und die Schwerbehinderung betreffen

1. Planung und Durchführung von Maßnahmen und Aktivitäten zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit der Beschäftigten in der Stadtverwaltung und den Eigenbetrieben
2. Beratung der Beschäftigten zu gesundheitsfördernden und gesundheitserhaltenden Themen und Angeboten 
3. Vorbereitung und Umsetzung gesundheitsfördernder Projekte und Gesundheitsprogramme
4. Netzwerkarbeit mit internen und externen Partnern