Stadt Jena erprobt KI-Unterstützung für Falldokumentation im sozialen Bereich
Die Stadt Jena beteiligt sich an der zweiten Pilotphase des „Agentic AI Hub“ des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS). Gemeinsam mit dem Unternehmen Sozial KI UG erprobt die Stadt den Einsatz Künstlicher Intelligenz bei der Falldokumentation im sozialen Bereich.
Im Mittelpunkt des Jenaer Pilotprojekts steht die Frage, wie KI Mitarbeitende bei zeitaufwendigen Dokumentationsaufgaben unterstützen und damit mehr Raum für die eigentliche fachliche Arbeit schaffen kann. In den kommenden Wochen soll die Lösung unter Praxisbedingungen erprobt und bewertet werden. Dabei geht es ausdrücklich zunächst um einen Test: Die Stadt will Erfahrungen sammeln und prüfen, welchen konkreten Nutzen die Technologie im Verwaltungsalltag bieten kann.
Kathleen Lützkendorf, Dezernentin für Soziales:
„Gerade in den sozialen Bereichen unserer Verwaltung brauchen wir die Zeit unserer Fachkräfte vor allem dort, wo sie am wichtigsten ist: für die Arbeit mit und für die Menschen. Gleichzeitig gehören eine sorgfältige Dokumentation und verlässliche Verwaltungsprozesse zwingend dazu. Deshalb wollen wir offen prüfen, ob Künstliche Intelligenz uns dabei unterstützen kann, administrative Aufgaben effizienter zu erledigen. Entscheidend ist für uns, dass die Technik den Menschen unterstützt – und nicht fachliche Entscheidungen ersetzt.“
Für Jena ist das Projekt zugleich eine Möglichkeit, neue KI-Anwendungen frühzeitig unter realen Bedingungen zu erproben. Dabei sollen neben möglichen Zeitgewinnen auch Fragen der praktischen Einsetzbarkeit, der Qualität der Ergebnisse sowie eines verantwortungsvollen Umgangs mit der Technologie betrachtet werden.
Konkret wird ein KI-Agent aufgebaut, der aus Notizen und vorliegenden Informationen strukturierte Entwürfe für fachliche Dokumentationen erstellt. Als erster Anwendungsfall dient die Erstellung von Hilfeplänen. Die Entwürfe werden anschließend von den Fachkräften geprüft, ergänzt und freigegeben. Vor dem Einsatz wird verbindlich festgelegt, mit welchen Daten gearbeitet werden darf. Automatisierte Entscheidungen über Menschen sind ausdrücklich nicht Gegenstand des Projekts. Die beteiligten Fachkräfte werden im Umgang mit der KI-Lösung geschult.
Dorothea Prell, Smart City-Beauftragte der Stadt Jena:
„Wir wollen den Nutzen von Künstlicher Intelligenz für die Verwaltung systematisch erschließen und dort einsetzen, wo sie einen konkreten Mehrwert schafft und unsere Beschäftigten spürbar entlasten kann. Der Agentic AI Hub bietet uns dafür einen geeigneten Rahmen: Wir können neue KI-Lösungen datenschutzkonform unter realen Bedingungen erproben, ihre tatsächlichen Effekte bewerten und daraus ableiten, wo ein Einsatz in der Stadtverwaltung sinnvoll ist. So wollen wir technologische Möglichkeiten Schritt für Schritt in praxistaugliche Lösungen übersetzen, die Verwaltungsprozesse verbessern und mehr Zeit für die eigentlichen fachlichen Aufgaben schaffen.“
Jena ist Teil eines bundesweiten Pilotprojekts
Der Agentic AI Hub bringt Kommunen mit spezialisierten KI-Start-ups und Scale-ups zusammen, um konkrete Anwendungsfälle in der Verwaltung zu erproben. In der zweiten Runde testen 38 Kommunen aus zwölf Bundesländern insgesamt 17 Lösungen. Ziel ist es, herauszufinden, wo Künstliche Intelligenz Verwaltungsprozesse sinnvoll unterstützen kann und welche Anwendungen sich perspektivisch auch auf andere Kommunen übertragen lassen.
In der ersten Pilotphase wurden bereits verschiedene KI-Anwendungen in Kommunalverwaltungen getestet. Nach Angaben des BMDS konnten bei einzelnen Anwendungsfällen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten deutlich reduziert werden.
Die Erprobung läuft bis Dezember 2026. Anschließend legt die Stadt Jena einen Evaluierungsbericht vor, der den Nutzen für Verwaltung und Bürgerinnen und Bürger bewertet und eine Empfehlung enthält, ob und in welcher Form eine weitere Nutzung sinnvoll ist. Darüber hinaus liefert das Pilotprojekt praktische Erkenntnisse, die der Stadt beim verantwortungsvollen Einsatz weiterer KI-Lösungen zugutekommen. Das Vorhaben wird daher eng mit dem Personalrat abgestimmt.
Hintergrund: Agentic AI Hub
Der Agentic AI Hub ist eine Initiative des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung. Kommunen und Technologieunternehmen entwickeln und erproben darin gemeinsam konkrete Einsatzmöglichkeiten sogenannter agentischer KI in der öffentlichen Verwaltung. Im Fokus stehen unter anderem interne Verwaltungsprozesse, Sachbearbeitung, Wissens- und Dokumentenmanagement, Bürgerkontakte sowie Daten- und Krisenmanagement.