
Zentraler Service
Das Dezernat 1 besteht aus folgenden Organisationseinheiten und Bereichen:
- Bereich des Oberbürgermeisters
- Büro Stadtrat
- Fachbereich Recht und Personal
- Zentrales Projektmanagement
- Öffentlichkeitsarbeit
- Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte
- Büro für Migration und Integration
- Rechnungsprüfungsamt
- Personalrat
- Schwerbehindertenvertretung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement

Bereich Oberbürgermeister
Protokollangelegenheiten / Internationales
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 1. OG |
0049 3641 49-2006 | buero-ob@jena.de |
- Bearbeitung von Bürgeranliegen und Organisation des Bürgersprechtages
- Begründung und Pflege von Städtepartnerschaften
- Bearbeitung von Europaangelegenheiten
- Koordinator für Kommunale Entwicklungspolitik (KEPOL)
- Vorbereitung und Durchführung städtischer Veranstaltungen, Tagungen, Empfänge und anderer öffentlicher Anlässe
- Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Aufgaben der Repräsentation des Oberbürgermeisters, Auszeichnungen, Ehrungen, Jubiläen und Kondolenzen
Archive (Stadt-, Verwaltungs- und Bauaktenarchiv)
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 26, EG |
0049 3641 49-2255 |
- Übernahme, Sicherung, Ordnung und Verzeichnung sowie Bewertung und Kassation des Schriftgutes der Stadtverwaltung, Beratung von Nutzern (Verwaltungsarchiv); Betreuung des Aktenplans der Stadtverwaltung Jena einschließlich Eigenbetriebe
- dauerhafte Sicherung, Pflege und erweiterte Erschließung des historisch wertvollen Schriftgutes der Stadt Jena; Aktenübernahmen aus dem Verwaltungsarchiv; Erstellung von Findhilfsmitteln
- Erfassung und Aufbereitung historischer und aktueller Daten zur Stadtgeschichte (Zeitungsauswertung), Recherchen und Forschungen zu ausgewählten stadtgeschichtlichen Themen
- dauerhafte Archivierung, elektronische Erfassung und Erhaltung der aktuellen und historischen Bauakten und Bebauungspläne sowie Karten, Recherchen
- Betreibung eines Fotoarchivs mit Nutzung für die gesamte Stadtverwaltung
- Verwaltung des Jenaer Straßenarchivs
- Benutzerbetreuung, Archiveinführungen, archivpädagogische Arbeit für Schüler, Erteilung von Auskünften und Informationen
- Betreibung der Verwaltungsbibliothek
Zentrale Poststelle
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, |
0049 3641 49-2074 | post@jena.de |
- Postdienst- und Kurierleistungen für die Dezernate und Eigenbetreibe
Büro Stadtrat
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, EG |
0049 3641 49-2036 | buero-stadtrat@jena.de |
- Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Stadtratssitzungen einschließlich Protokollführung
- Absicherung der ordnungsgemäßen Arbeit des Stadtrates, Ansprechpartner für Fraktionen und Ausschüsse
- Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Hauptausschusses
- Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung der Dienstberatung des Oberbürgermeisters
- administrative Betreuung des Ratsinformationssystems
- Redaktion und Herausgabe des Amtsblattes der Stadt Jena sowie des Ortsrechts der Stadt Jena
- Bearbeitung aller Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Arbeit der Ortsteile
Fachbereich Recht und Personal: Fachdienst Recht
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 1. OG |
0049 3641 49-2116 | fd-recht@jena.de |
Rechtsangelegenheiten
- Rechtsberatung für die Verwaltung, einschließlich der Eigenbetriebe, Eigengesellschaften, Zweckverbände
- Mitwirkung beim Erlass von Rechtsvorschriften
- Federführung bei der Erarbeitung von Musterverträgen, Benutzungsordnungen und allgemeinen Bedingungen
- Federführung und Mitwirkung beim Abschluss von Verträgen und der Abgabe von Willenserklärungen, die nicht festem Muster ständiger Verwaltungsübung folgen
- Federführung und Mitwirkung bei rechtlich schwierigen und rechtlich grundsätzlichen Entscheidungen
- Führung von Rechtsstreitigkeiten (soweit nicht anderen Fachdiensten oder Ämtern zugewiesen)
- Strafanzeigen und Strafanträge wegen strafbarer Handlungen zum Nachteil der Stadt oder ihrer Beschäftigten
- Führung von Rechtsstreitigkeiten in Bußgeldangelegenheiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten
- Aufgaben der unteren Verwaltungsbehörde in Personenstandsangelegenheiten (Standesamtsaufsicht)
- Widerspruchsbehörde für SGB XII
- Widerspruchsbehörde in beamtenrechtlichen und Beihilfeangelegenheiten
- Vertretung der Stadt in Insolvenzverfahren
- Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen/ Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen
- Begleitung von Vergabeverfahren (VOB/A, VOL/A etc.) und Leitung der Vergabekommission
- Ausbildung von Rechtsreferendaren
- Sicherstellung des Datenschutzes in der Stadtverwaltung Jena, Datenschutzbeauftragte
Versicherungsangelegenheiten
- Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen Dritter
- Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gegen Dritte und Mitarbeiter einschließlich der Einleitung gerichtlicher Mahnverfahren
- Versicherungsangelegenheiten der Stadtverwaltung, der Eigenbetriebe und der mitversicherten Personen
- Betreuung der Vertragsverhältnisse mit Versicherern der Stadt (Vorbereitung von Ausschreibungen etc.)
- Betreuung der Abwicklung von Schadensfällen gegenüber den Versicherern (Eingangskontrolle der Zahlungen)
- Amtshilfe für Sozialversicherungsträger einschließlich der Abnahme eidesstattlicher Versicherungen und wahrheitsgemäßer Erklärungen
- Betreuung der Abwicklung von Schadensfällen im Zusammenhang mit Arbeits- und Dienstunfällen einschließlich der Durchführung des Anerkennungsverfahrens
Bußgeld
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Saalbahnhofstraße 15a, 1. OG |
0049 3641 49-2529 | bussgeld@jena.de |
- Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten (ruhender und fließender Verkehr) im Verwarn- und Bußgeldverfahren
- Bearbeitung von allgemeinen Ordnungswidrigkeiten (z. B. Ruhestörungen, etc.) im Verwarn- und Bußgeldverfahren
- Erlass von Bußgeldbescheiden und deren Einspruchsbearbeitung
- Abgabe von Bußgeldakten an die Staatsanwaltschaft oder das Amtsgericht
- Übergabe von rechtskräftigen Bußgeldbescheiden an die Vollstreckungsstelle
- Annahme von Bürgeranzeigen und deren Bearbeitung von Verwarn- und Bußgeldverfahren
Fachbereich Recht und Personal: Fachdienst Personal
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 2. OG |
0049 3641 49-2091 | fd-personal@jena.de |
- strategische Personalplanung
- Arbeitgebermarketing zur Gewinnung von Fach- und Führungskräften
- wirtschaftliches Personalmanagement für die Verwaltung/ Rahmenvorgaben für den Personalbereich
- Bearbeitung aller Personalangelegenheiten (Sonderregelungen für die Eigenbetriebe)
- Zusammenarbeit mit Personalvertretung, allen gesetzlichen Beauftragten und Tarifpartnern z. B. Schwerbehindertenangelegenheiten; Gleichstellung usw.
- Bewerbermanagement
- Mitwirkung auf den Gebieten Arbeitssicherheit / Arbeitsschutz / Gesundheitsschutz (Arbeitsschutzausschuss / Arbeitsstättenbegehungen usw.)
- Budgetverantwortung
- Dienstleistungen für Dritte (je nach Vertragsgestaltung)
- Geheimschutz nach Verschlusssachenanweisung
Personalentwicklung
- Personalbestands-, -entwicklungs- und Potenzialanalysen / Verarbeitung und Auswertung von Personal- und Stellendaten zu Informations- und Steuerungszwecken
- Ausbildungsangelegenheiten der Stadt Jena
- Praktikumsangelegenheiten der Stadt Jena
- projektbezogene und berufsbegleitende Qualifizierungsmaßnahmen / Laufbahnplanung
- Weiterbildung der Beschäftigten / bedarfsorientierte Inhouse-Seminare
- Teamentwicklung und Konfliktmanagement
- Konzeptionierung und Bearbeitung aller leistungsbezogenen Elemente des TVöD und weiterer Personalentwicklungsprojekte
- Haushaltsbearbeitung für den Fachdienst
Personalservice
- Personalbeschaffung / Personaleinsatz (Beschaffung, Auswahl, Umsetzung / Abordnungen, bedarfsorientierter Einsatz)
- Personalbetreuung (vom Beginn bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses inclusive aller tarifrechtlichen und persönlichen Anlässe sowie beamtenrechtlicher Maßnahmen)
- Beurteilungswesen, Zeugnisse, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche
- Nebentätigkeiten, Teilzeitmodelle, Freistellungen, Beurlaubungen usw.
- Disziplinarangelegenheiten
- Personalkostenplanung / Budgetierung
- Beratung in Schwerbehindertenangelegenheiten / Gesundheitsfürsorge
Vergütung
- Zahlbarmachung der Vergütung
- Bearbeitung aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten
- Bearbeitung aller Angelegenheiten der Zusatzversorgungskasse und Beamtenversorgung
- Familienkasse
- Beihilfe
- Trennungsgeld, Umzugskosten
- Abrechnung für Eigenbetriebe und Dritte
- Bundesfreiwilligendienstangelegenheiten
Zentrales Projektmanagement
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 1. DG |
0049 3641 49-3015 | -- |
Zentrales Projektmanagement
- Steuerung, Erarbeitung von und Mitwirkung an Konzepten und Projekten zur strategischen Entwicklung der Stadt Jena
- Übergeordnete Koordinierung von baulichen Maßnahmen im Bereich der Großprojekte (Schnittstellenmanagement)
- Einführung softwaregestützer Standards und zentraler Leitfäden für die Abwicklung von Projekten
- Unterstützung bei der Identifikation von Struktur - respektive Prozessoptimierungspotenzialen, Beratung und Mitwirkung bei Änderungsgesuchen
- Unterstützung der Verhandlungsführung und strategischen Vernetzung auf Landesebene
- Initialisieren von Weiterbildungsprogrammen und Stabilisierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
Organisation und digitale Prozesse
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 28, 2. OG |
- Bearbeitung verwaltungsinterner Grundsatzfragen (Aufbauorganisation, Aufgabengliederungsplan, Verwaltungsgliederungsplan, Allgemeine Geschäftsanordnung)
- Organisationsberatung, Organisationsuntersuchungen und deren Umsetzung (Aufgabenkritik, Stellenbemessung, Prozess- und Schnittstellenoptimierung)
- Erarbeitung/Änderung von Stellenbeschreibungen einschließlich Bewertungsverfahren
- Prüfung von Stellenausschreibungen auf Übereinstimmung mit der Stellenbeschreibung
- Erarbeitung des Stellenplans, Vorbereitung und Dokumentation des OB-Beirates
- Erarbeitung und Änderung von Dienstanweisungen und Dienstvereinbarungen
- Erarbeitung und Fortschreibung der städtischen IT-Strategie
- Aufnahme, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, v.a. im Rahmen der Einführung von IT-Verfahren, Etablierung eines Prozessmanagements
- zentrale Steuerungsstelle für IT-Angelegenheiten (Auftraggeberfunktion gegenüber dem IT-Dienstleister KIJ)
- Planung und Umsetzung von IT-Schulungen
- Projektverantwortung für die Umsetzung des IT-Projektes „Digitale Archivierung und Schriftgutverwaltung in der Stadtverwaltung Jena“
- Projektverantwortung für eGovernment-Projekte
- Verantwortung für elektronische Kommunikation und internes Wissensmanagement
- Zentrale Verantwortung für die Umsetzung von IT-Compliance
Öffentlichkeitsarbeit (Pressestelle)
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 1.OG |
0049 3641 49-2004 | presse@jena.de |
- zentraler Ansprechpartner der Medien
- Herausgabe von Pressemitteilungen
- Vorbereitung und Leitung von Pressegesprächen und Pressekonferenzen
- Erteilung von Drehgenehmigungen
- Chefredaktion für das Internetportal der Stadt Jena
- Pflege der Social-Media-Kanäle
- Planung und Bearbeitung von Internetprojekten
- Erlaubnis zur Nutzung von Stadtwappen und / oder Logo der Stadt Jena durch Dritte
- Bearbeitung von Stadtmarketingthemen
Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Löbdergraben 12, 5. OG |
0049 3641 49-2636 | gsb@jena.de |
Frauenbeauftragte
- Förderung und Überwachung der Durchführung des Gleichstellungsgesetzes
- Unterstützung der Dienststellenleitung bei allen Maßnahmen zu Fragen der Gleichstellung und Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Einbeziehung in Personalfragen (z. B. Einstellungen, Beförderungen, Höhergruppierungen), Arbeitszeitregelungen, Weiterbildungen, Frauenförderplan, Organisation von Dienststellen, Besetzung von Gremien
- Entwicklung von eigenen Initiativen
- Beratung und Unterstützung, Entgegennahme von Beschwerden zum sozialen Verhalten
- Beschwerdestelle nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz
Gleichstellungsbeauftragte
- Gleichberechtigung von Frauen und Männern, Abbau von Benachteiligungen
- Erfüllung von Querschnittsaufgaben, die fachübergreifend alle Bereiche der Kommunalpolitik und -verwaltung berühren können
- Zusammenarbeit mit Vereinen und Verbänden, Unterstützung der Frauenvereine und -projekte, des Frauenhauses,
- Kontakt mit Stellen des Landes und Bundes, die für die Aufgabenstellung von Belang sind
- Initiierung eigener Maßnahmen struktureller und präventiver Art (Arbeitskreise, Netzwerke, Thematisierung von Schwerpunkten)
- Mitwirkung bei der Organisation oder Durchführung von Veranstaltungen und Fortbildungsmaßnahmen
- Beratung und Hilfe für Rat suchende Bürgerinnen und Bürger zu Fragen der Gleichstellung
- Öffentlichkeitsarbeit
Büro für Migration und Integration
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Saalbahnhofstraße 9, EG |
0049 3641 49-2635 0049 3641 49-2734 |
neu@jena.de |
- Förderung des Zusammenlebens von Menschen mit und ohne Migrationshintergrund
- Förderung, Koordinierung und Mitwirkung bei der Steuerung der Integrationspolitik der Stadt Jena
- Förderung und Koordinierung der interkulturellen Qualitätsentwicklung in der Stadt Jena
- Konzeption und Berichterstattung
- Verwaltung der Förderfonds „Politische Bildung“, „Migrationsvereine“ und „Maßnahmen Integrationskonzept“ und inhaltliche Beratung der Antragstellenden
- Umsetzung der „Thüringer Initiative für Lokales Integrationsmanagement in den Kommunen“ sowie der „Thüringer Sozialberatungsrichtlinie“ für geflüchtete Menschen
- Beratung und Vernetzung (Institutionen, Träger, Landesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen Ausländer- und Integrationsbeauftragten, Landesintegrationsbeirat, bundesweiter Qualitätszirkel zur Integrationspolitik)
- städtische Ansprechpartner für den Beirat für Migration und Integration, die Koordinierungsstelle "Runder Tisch für Demokratie" und das Internationale Centrum "Haus auf der Mauer"
- Planung, Durchführung und Auswertung von Projekten zur Integration
- Bereitstellung von Sprach- und Kulturmittlung für freie Träger, Kindertagesstätten und Schulen bei der Beratung anerkannter Geflüchteter
- Öffentlichkeitsarbeit
Rechnungsprüfungsamt
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Löbdergraben 12, 4. OG |
0049 3641 49-3425 | rpa@jena.de |
- Prüfung des Jahresabschlusses sowie der Anlagen zum Jahresabschluss
- Prüfung des Gesamtabschlusses sowie der Anlagen zum Gesamtabschluss
- Prüfung der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Haushaltswirtschaft
- Prüfung, ob die im Rechnungswesen eingesetzten automatisierten Datenverarbeitungsprogramme vor ihrer Anwendung sowie deren sachgerechter Einsatz geprüft und freigegeben wurden
- Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und der Eigenbetriebe sowie sonstiger Sonder- und Treuhandvermögen einschließlich der Sonderkassen sowie die Vornahme von regelmäßigen und unvermuteten Kassenprüfungen
- Prüfung der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung
- Prüfung der Auftragsvergaben
- Prüfung der Betätigung der Gemeinde bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen die Gemeinde unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist
- Kassen-, Buch-, Betriebs- und sonstigen Prüfungen, die sich die Gemeinde bei der Hingabe eines Darlehens, bei der Stellung von Sicherheiten oder sonst vorbehalten hat
- Prüfung und Bestätigung aller Verwendungsnachweise für Fördermittel von EU, Bund und Land
- Prüfung von Entscheidungen über die Veränderung von Ansprüchen (Stundungen, Niederschlagungen, Erlässe u. a.)
- Prüfung von Gebührensatzungen, Entgeltregelungen und anderer Festlegungen finanzieller Art
- begleitende Prüfung bzw. gutachterliche Tätigkeit
Personalrat
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Löbdergraben 12, 5. OG |
0049 3641 49-3196 | personalrat@jena.de |
- Interessenvertretung der Beschäftigten der Stadtverwaltung Jena und ihrer Eigenbetriebe
- Einzel- und Gruppenberatungen bei arbeitsrechtlichen und beamtenrechtlichen Fragen
- Entgegennahme von Anregungen und Beschwerden von Beschäftigten sowie ggf. Einleitung entsprechende Maßnahmen
- Zusammenarbeit mit der Jugend- und Auszubildendenvertretung zur Förderung der Belange der jugendlichen Arbeitnehmer bzw. Auszubildende bis zu einem Alter von 25 Jahren
- Zusammenarbeit mit der Schwerbehindertenvertretung zur Förderung der Eingliederung und der beruflichen Entwicklung Schwerbehinderter
- Beteiligung des Personalrates gem. §§ 74, 75 ThürPersVG u. a. bei:
- Einstellungen, Versetzungen, Umsetzungen sowie Beförderungen
- Kündigungen
- Eingruppierungen, Höher- und Herabgruppierungen
- Versagung der Genehmigung von Nebentätigkeiten
- Ablehnung oder Gewährung von Gehaltsvorschüssen
- Abschluss und Änderung von Dienstvereinbarungen
- Dauer, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen
- Anordnung von Mehrarbeit und Überstunden
- Durchführung der Berufsausbildung und Fortbildung
- Bestellung von Betriebsärzten, Sicherheitsbeauftragten, Beauftragten für 1. Hilfe
- Regelung der Ordnung in der Dienststelle und des Verhaltens der Bediensteten
- Maßnahmen zur Verhütung von Dienst- und Arbeitsunfällen und sonstigen Gesundheitsschädigungen
Schwerbehindertenvertretung
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Löbdergraben 12, 5. OG |
0049 3641 49-3192 | sbv@jena.de |
- Interessenvertretung für schwerbehinderte Beschäftigte der Stadtverwaltung Jena
- Hilfen bei der Antragstellung zur Feststellung einer schwerbehinderten Eigenschaft
- Beratung und Begleitung bei Problemen am Arbeitsplatz
- Hilfen bei Anträgen zur Gleichstellung mit den schwerbehinderten Menschen
- Unterstützung in Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche im Bereich der Stadtverwaltung Jena
- Beratende Tätigkeit bei der Arbeitsplatzgestaltung
- Hilfestellung bei Anträgen jeglicher Art die den beruflichen Einsatz und die Schwerbehinderung betreffen
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Anschrift | Telefon | E-Mail-Adresse |
---|---|---|
Am Anger 15, 1. DG |
0049 3641 49-2183 | bgm@jena.de |
- Planung und Durchführung von Maßnahmen und Aktivitäten zur Förderung und zum Erhalt der Gesundheit der Beschäftigten in der Stadtverwaltung und den Eigenbetrieben
- Beratung der Beschäftigten zu gesundheitsfördernden und gesundheitserhaltenden Themen und Angeboten
- Vorbereitung und Umsetzung gesundheitsfördernder Projekte und Gesundheitsprogramme
- Netzwerkarbeit mit internen und externen Partnern